Het belang van een digitaal archief

Tegenwoordig is een digitaal archief niet meer weg te denken. Dat is natuurlijk niet zonder reden. Het heeft alles te maken met dat de digitale processen zodanig zijn bevorderd dat het veel veiliger is dan een papieren archief. Het is dus van belang dat je bedrijf meedoet aan het realiseren van een digitaal archief via https://gmsnl.com/archiefsoorten/archief-digitaliseren/.  Wil jij meer weten over de voordelen van een digitaal archief? Lees snel verder.

Je gaat voor ruimtebesparing

Het eerste voordeel is eigenlijk heel erg logisch: een digitaal archief bespaart enorm veel ruimte. Het is namelijk zo dat als je enkel een papieren archief hebt, je veel ruimte nodig hebt. Denk aan kasten met veel verschillende lades. Je kunt ook niet alles op een hoop gooien, want dan heb je geen idee meer waar je alles kunt vinden. Het is dus erg chaotisch en zorgt ervoor dat je misschien wel een hele ruimte vol kunt maken aan papieren. Kies je voor een digitaal archief, dan is dat verleden tijd. Op deze manier houd je namelijk een heleboel ruimte over die je voor andere nuttige dingen kunt gebruiken.

Je vindt snel wat je zoekt

Zoals eerder genoemd, is het bij een papieren archief een vereiste dat je alles op een logische volgorde verwerkt. Niemand wordt er gelukkig van om urenlang naar een document te zoeken. Bespaar jezelf tijd en kies van te voren al voor een digitaal archief. Je hoeft dan niet eindeloos te zoeken, maar met een klik op de knop heb je toegang tot een groot aantal documenten. De kans dat een document kwijt wordt geraakt is hierdoor ook heel erg klein. Als je weet waar je naar moet zoeken, heb je heel erg snel het juiste document te pakken. Eindeloos zoeken zit er dus niet meer bij.

Een veilige digitale back up

Wat veel mensen vergeten, is dat een digitale backup via GMSNL ook nog eens heel veilig is. Vaak denken mensen in doemscenario’s en gaan ze er vanuit dat het systeem kan crashen. Toch is het in dit digitale tijdperk vanzelfsprekend dat dit haast nooit gebeurt. Alleen in hele uitzonderlijke gevallen raak je de bestanden kwijt, maar vaak is dit niet het geval. Digitale beveiliging is in deze tijd namelijk zo goed dat dit niet een reden is om een papieren archief te behouden. Daarbij is het bij een papieren archief zo dat, als je alles kwijt bent, het niet meer terug kan worden gehaald. Denk maar aan een brand. Is het hele papieren archief in rook opgegaan? Dan is er geen weg meer terug. Om dit te voorkomen is een digitale backup dus de oplossing.